Le service Administration et salaire (SAS) a pour mission de gérer les dossiers administratifs de tous les agents du CPAS tout au long de leur carrière, d’assurer le calcul et la gestion des traitements, salaires et cotisations sociales.
Au sein du service Administration et salaires (SAS) et en tant que gestionnaire de dossier, être en charge, avec mes collègues, de gérer un portefeuille de dossiers d’administration du personnel en préparation de la paie. Gérer mes dossiers conformément à la réglementation en vigueur, processus internes, spécificités contractuelles, prestations effectives, congé, types de statuts… afin d’apporter un service professionnel, ponctuel et qualitatif aux membres du personnel et responsables hiérarchiques dans le cadre de leurs dossiers et/ou demandes.
Constituer et actualiser les dossiers individuels des agents dans les différentes étapes de leur carrière et ce en respectant les délais impartis : Dimona, attestations, congés, … ;
Rédiger les délibérations relatives aux dossiers que je gère pour le BP et le CAS, ainsi que les contrats et annexes ;
Accueillir, informer, renseigner les agents sur leur dossier personnel, répondre à leurs questions et résoudre des problèmes quant à ceux-ci (mise en place d’un « front-desk ») ;
Contrôler la régularité des documents administratifs émanant de différentes institutions et qui sont nécessaires à la tenue à jour des dossiers du personnel ;
Rédiger divers documents : courriers, attestations, documents sociaux, pv, ordres de service si nécessaire ;
Actualiser mon expertise en termes de processus, procédures internes et législations éventuelles afin de pouvoir conseiller professionnellement la hiérarchie sur ces différentes matières.
Assurer le suivi du temps de travail des agents, le contrôler et ajuster leurs dossiers en fonction d’éléments tel que : le pointage, les heures supplémentaires, les congés annuels, les absences pour maladies et les congés ;
Gérer et assurer le suivi des interruptions de carrière, de circonstance, de réduction du temps de travail ainsi que les congés sans solde en lien avec les agents dont j’ai la charge. Veiller à en assurer la communication en interne et à l’extérieur ainsi que le suivi correct des dossiers ;
Assurer la mise en place du contrôle médical auprès des agents dont j’ai la charge. Veiller à en assurer la communication en interne et à l’extérieur ainsi que le suivi correct des dossiers ;
Gérer les fins de contrats auprès des agents dont j’ai la charge. Veiller à en assurer la communication en interne et à l’extérieur ainsi que le suivi correct des dossiers.
Gérer mon propre plan de travail et organisation personnelle dans le suivi de mes dossiers.
Assurer les back-ups de mes collègues quand c’est nécessaire.
Coordonner et assurer la gestion des accès pour les nouveaux entrants : empreinte digitale, clés, cartes, droits d’accès informatiques ainsi que la mise à disposition du matériel nécessaire lors de leur entrée en fonction : PC fixe et/ou portable, GSM et autres avantages comme : abonnements, carte de stationnement, carte HIS, téléphonie…
Effectuer le suivi des communications mobiles et des frais de déplacements (SNCB – STIB – Vélo – Auto– Piéton) pour les dossiers des agents dont j’ai la charge.
Bachelier en Ressources Humaines ou bénéficier d’une expérience probante dans un domaine similaire ;
Expérience dans un pouvoir local est un atout
Être porteur du brevet Selor correspondant à l’article 9 §1al.1 ou l’article 9 §2 de l’Arrêté royal du 8 mars 2001– attestant la connaissance suffisante du néerlandais.
Coopérer ;
Agir avec intégrité et professionnalisme ;
S’autodévelopper ;
Analyser ;
Structurer son travail ;
Gérer ses émotions ;
Communiquer.
Connaître les structures et le fonctionnement de l’administration ;
Connaître les organes décisionnels / de concertation ;
Connaître les réglementations pertinentes pour votre département ;
Charte sociale / Statut administratif et pécunier du personnel / Règlement de travail / code du bien-être au travail.
Techniques de gestion des conflits avec le personnel et de résolution de problèmes ;
Concevoir des outils de planification et de suivi pour sa gestion personnelle.
Compétences pratiques/techniques en informatique, bureautique (Word, Excel, Outlook...) ;
Pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités des logiciels utiles pour l’exercice de la fonction ;
Connaître les applications informatiques spécifiques au service (Workflow, HR-Access).
Rédiger des délibérations ;
Pouvoir rédiger des courriers, mails et notes de manière structurée et sans fautes.
Parler avec clarté, assertivité et empathie ;
Exprimer avec clarté ses opinions, les informations et les points essentiels liés à un dossier ;
Pouvoir prendre contact avec des services externes au CPAS.
CDD 1 an, renouvelable en CDI, temps plein,
Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation avant le 06/06/2021 à l’adresse suivante :
job15 chez cpasstgilles.brussels
en mentionnant dans le sujet notre référence : "RECRUT 216" svp.
Seules les candidatures respectant ces consignes seront prises en compte.
Seules les candidats sélectionnés seront contactés.